Her yıl onlarca teklif talebi alıyoruz. Bunların yarısı şu cümleyle başlıyor: "Bir e-ticaret sitesi yapmak istiyoruz, kaça çıkar?"
Bu soruya net bir yanıt vermenin mümkün olmadığını artık biliyoruz. Kama gibi bir bıçak ile et bıçağının ikisi de "bıçak", ama fiyatları çok farklı.
İyi bir brief, iki tarafa da zaman kazandırır. Size gerçekçi bir teklif, bize doğru bir plan. Bu yazıda, briefte olmadan soru sormak zorunda kaldığımız 7 alanı paylaşıyoruz.
7 Zorunlu Alan
1. Mevcut Durum
Ne var şu anda? Hiçbir şey yok mu, eski bir sistem var mı, bir rakip ürün var mı? Mevcut durumu bilmeden scope'u anlamak güç.
Yanlış: "Yazılım yok." Doğru: "Şu an Excel'de takip ediyoruz, WhatsApp ile sipariş alıyoruz. Bunu otomasyona geçirmek istiyoruz."
2. Hedef Sonuç (Ölçülebilir)
"Daha verimli olmak istiyoruz" brief değil. Hedef ölçülebilir olmalı.
Yanlış: "İşleri hızlandırmak istiyoruz." Doğru: "Sipariş işleme süresini 3 günden 4 saate düşürmek istiyoruz."
3. Kullanıcı Sayısı ve Profili
Kim kullanacak? Kaç kişi? Teknik seviye ne? 10 kişilik iç ekip mi, 10.000 dış kullanıcı mı? Tamamen farklı mimariler.
4. Bütçe Aralığı (Gerçekçi)
"Bütçemiz ne kadar?" sorusunu kaçınmayın. Bütçe bilmeden "bunu yapabilir miyiz?" sorusu cevaplanamaz.
Yardımcı referans noktaları:
- Basit kurumsal site: ₺30.000-80.000
- Orta karmaşıklıkta web uygulaması: ₺80.000-250.000
- Mobil uygulama (iOS+Android): ₺150.000-400.000
- Kurumsal ERP modülü: ₺200.000+
5. Zaman Çizgisi
Neden bu tarih? Gerçekçi mi? Sezon sonu lansman veya bir fuar tarihi varsa bunu belirtin; etkilediği kararlar var.
6. Mevcut Sistemler ve Entegrasyonlar
Muhasebe, ERP, kargo, ödeme sistemi: hangisi var, hangisiyle konuşması gerekecek? Her entegrasyon ek iş yükü demek.
7. Karar Mercii
Kimi ikna etmeniz gerekiyor? Ortak var mı? Teklifte birden fazla onay gerekiyorsa, bu süreci uzatır.
Brief'te sadece istenenler yazılır, kısıtlar yazılmaz. "Şirkette IT altyapımız yok" veya "yönetim kurulunun onayı gerekiyor" gibi bilgiler süreci doğrudan etkiliyor.
Brief Şablonu
Aşağıdaki başlıkları doldurun:
Proje Adı:
Şirket / Sektör:
1. MEVCUT DURUM
Şu an ne kullanıyorsunuz? Sorun nerede?
2. HEDEF
Bu proje bittikten sonra ne değişmiş olacak?
Başarıyı nasıl ölçeceksiniz?
3. KULLANICILAR
Kim kullanacak? Kaç kişi? Teknik seviye?
4. KAPSAM
Kesinlikle istenenler:
İstenen ama opsiyonel:
Kapsam dışı:
5. ENTEGRASYONLAR
Hangi sistemlerle konuşması gerekecek?
6. BÜTÇE ARALIĞI
₺-₺ (net değilse bile yaklaşık)
7. TARİH
Ne zamana hazır olması gerekiyor? Neden bu tarih?
8. KARAR SÜRECİ
Kimin onayı gerekiyor?
Bu şablonu doldurmak 30-60 dakika alır ama size 3-4 geri gidip gelmeyi kurtarır ve karşılıklı zaman kaybı.
Sonuç
İyi bir brief, sadece size iyi teklif alınmasını değil, proje bittikten sonra "beklediğim bu değildi" hayal kırıklığını da önler. Mutabakat kağıda dökülmüş olduğunda, her iki taraf da aynı sayfada.